Wer Microsoft im Unternehmen einsetzt, stößt schnell auf viele Produktnamen: Microsoft 365, Entra ID, Intune, Defender, Purview, Azure, Copilot. Dazu kommen Planbezeichnungen wie Business Premium oder E3. Diese Übersicht ordnet die Dienste nach ihrer Aufgabe und zeigt, wie sie zusammenhängen. Für die Einzelheiten verweisen wir jeweils auf vertiefende Beiträge.
Die Grundlage: ein Tenant und ein Verzeichnis
Alles beginnt mit dem Tenant, dem eigenen Bereich Ihres Unternehmens in der Microsoft-Cloud. Wer Microsoft 365 oder Azure abonniert, nutzt laut Microsoft automatisch Microsoft Entra ID; jeder Tenant ist ein Entra-Tenant. Jedes neue Verzeichnis erhält eine Startdomain nach dem Muster „firma.onmicrosoft.com“, eigene Domains lassen sich ergänzen.
Daraus folgt: Benutzerkonten, Gruppen und Anmelderegeln gelten für alle Microsoft-Dienste Ihres Unternehmens gemeinsam. Wie Sie den Tenant aufbauen, erklärt unser Beitrag Microsoft 365 Tenant: Aufbau, Region, Admin-Rollen und Notfallkonten. Wie Sie ein einzelnes Benutzerkonto anlegen, absichern und beim Austritt schließen, beschreibt unser Beitrag Microsoft 365 Konto.
Die Bausteine im Überblick
| Baustein | Aufgabe | Vertiefung |
|---|---|---|
| Microsoft 365 | Office-Anwendungen, E-Mail, Teams, Dateien und Zusammenarbeit | Business Premium |
| Microsoft Entra ID | Identitäten: Benutzerkonten, Anmeldung, Zugriffsregeln | Multi-Faktor-Authentifizierung |
| Microsoft Intune | Verwaltung von Geräten und Apps | Was ist Microsoft Intune? |
| Microsoft Defender | Schutz von Endgeräten, E-Mail und Zusammenarbeit | Microsoft 365 Sicherheit |
| Microsoft Purview | Schutz, Steuerung und Nachweis im Umgang mit Daten | Data Loss Prevention |
| Microsoft Azure | Cloud-Plattform für Server, Speicher, Datenbanken und Netze | Azure-Kosten |
| Microsoft Copilot | KI-Chat und KI-Funktionen in Microsoft-365-Anwendungen; der Umfang hängt von der Lizenz ab | Copilot im Arbeitsalltag |
Microsoft 365: Arbeiten und Zusammenarbeiten
Microsoft 365 bündelt die Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook mit Diensten für E-Mail, Besprechungen, Dateiablage und Zusammenarbeit. Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es die Business-Pläne, für größere Organisationen die Enterprise-Pläne.
Microsoft Entra ID: wer sich anmelden darf
Microsoft Entra ID ist laut Microsoft ein cloudbasierter Dienst für Identitäts- und Zugriffsverwaltung. Er übernimmt die Anmeldung, setzt Richtlinien durch und schützt Benutzer, Geräte, Apps und Ressourcen. In Microsoft 365 ist die kostenlose Stufe Entra ID Free enthalten, mit den Sicherheitsstandards für die Mehrfaktor-Anmeldung. Microsoft 365 Business Premium und E3 enthalten die Stufe P1 mit dem bedingten Zugriff, E5 die Stufe P2.
Microsoft Intune: Geräte und Apps verwalten
Intune ist laut Microsoft ein cloudbasierter Dienst, mit dem Unternehmen Geräte und Apps verwalten und absichern. Er unterstützt unter anderem Windows, macOS, iOS/iPadOS, Android und Linux. Intune kann ganze Geräte verwalten oder nur die Firmendaten in den Apps, etwa auf privaten Smartphones. Für die Anmeldung stützt sich Intune auf Entra ID.
Microsoft Defender: Schutz an zwei Stellen
Unter dem Namen Defender laufen mehrere Produkte. Für kleine und mittlere Unternehmen sind zwei besonders wichtig, die getrennt betrachtet werden sollten:
- Microsoft Defender for Business schützt Endgeräte wie Notebooks und Smartphones. Es ist für Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern gedacht und in Business Premium enthalten.
- Microsoft Defender for Office 365 schützt E-Mail und Zusammenarbeit, etwa durch die Prüfung von Anhängen und Links. Plan 1 ist in Business Premium enthalten.
Die Enterprise-Pläne enthalten statt Defender for Business den Defender for Endpoint, in E3 Plan 1 und in E5 Plan 2.
Microsoft Purview: Daten schützen und nachweisen
Purview fasst laut Microsoft Lösungen zusammen, mit denen Unternehmen Daten schützen, steuern und Vorgaben einhalten. Dazu gehören zum Beispiel die Verhinderung von Datenabfluss (Data Loss Prevention), Vertraulichkeitsbezeichnungen, das Überwachungsprotokoll, eDiscovery und das Lebenszyklusmanagement von Daten. Welche Funktionen nutzbar sind, hängt von der Lizenz ab.
Microsoft Azure: Infrastruktur aus der Cloud
In Azure betreiben Unternehmen Ressourcen wie virtuelle Maschinen, Speicherkonten, Datenbanken und virtuelle Netzwerke. Azure kommt ins Spiel, wenn Server oder Anwendungen aus dem eigenen Serverraum in die Cloud ziehen sollen. Worauf Sie dabei achten sollten, beschreibt unser Beitrag Microsoft Azure Kosten verstehen, planen und senken. Welche Clouddienste Microsoft insgesamt anbietet und zu welchem Servicemodell sie gehören, ordnet unser Beitrag Cloud-Computing-Services von Microsoft ein.
Windows auf den Arbeitsplätzen
Auch das Betriebssystem gehört zum Bild. Der Support für Windows 10 Home und Pro endete laut Microsoft am 14. Oktober 2025. Die Enterprise-Pläne von Microsoft 365 enthalten Windows 11 Enterprise. Was ein Umstieg bedeutet, lesen Sie in unserem Beitrag Von Windows 7 auf Windows 10? Warum heute Windows 11 das Ziel ist.
Business oder Enterprise?
Die Business-Pläne Basic, Standard und Premium sind laut Microsoft für Organisationen mit bis zu 300 Nutzern gedacht. Die Grenze gilt für alle drei Pläne zusammen. Die Enterprise-Pläne E3, E5 und F3 richtet Microsoft an große Organisationen, sie stehen aber auch kleineren Unternehmen offen, die erweiterte Sicherheits- und Produktivitätsfunktionen brauchen. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist die Frage zunächst, welcher Business-Plan zu welchem Arbeitsplatz passt. Dabei hilft unser Beitrag Microsoft 365 Business-Pläne im Vergleich.
Sicherheit: was Microsoft liefert und was bei Ihnen bleibt
Microsoft stellt Werkzeuge bereit, die Einstellungen trifft Ihr Unternehmen. Microsoft weist darauf hin, dass Administratoren nach der Einrichtung von Microsoft 365 for business die Sicherheitseinstellungen prüfen und konfigurieren müssen. In der Verantwortung Ihres Unternehmens bleiben nach unserer Einschätzung außerdem:
- wer welche Rechte erhält und wie Administratorkonten geschützt werden;
- welche Daten wie geteilt werden dürfen;
- wer Sicherheitsmeldungen auswertet und darauf reagiert;
- wie Daten gesichert und im Ernstfall wiederhergestellt werden;
- welche gesetzlichen Pflichten gelten, etwa aus der DSGVO oder aus NIS2.
Wie Sie diese Punkte für Microsoft 365 angehen, beschreibt unser Beitrag Microsoft 365 Sicherheit: Anmeldung, Freigaben und Datenspeicherort.
Betrieb: was regelmäßig anfällt
Nach der Einführung beginnt die eigentliche Arbeit. Typische wiederkehrende Aufgaben sind:
- Konten für neue und ausscheidende Mitarbeitende anlegen und schließen;
- Lizenzen zuweisen und nicht genutzte Lizenzen abbauen;
- Geräte einrichten, aktualisieren und bei Verlust sperren;
- Warnungen aus Defender und Entra ID prüfen;
- Freigaben, Gastzugänge und Administratorrollen in Abständen kontrollieren;
- Änderungen von Microsoft im Nachrichtencenter verfolgen.
Ob Sie das selbst erledigen oder auslagern, ist eine Frage von Zeit, Wissen und Vertretung. Unser Beitrag Microsoft 365 Managed Services hilft bei der Entscheidung.
Wo fangen Sie an?
Unsere Empfehlung für eine Reihenfolge:
- Bestand aufnehmen: Welche Lizenzen, Konten, Geräte und Server gibt es heute?
- Anmeldung absichern: Mehrfaktor-Anmeldung für alle Konten, getrennte Administratorkonten.
- Geräte einbinden: Firmengeräte zentral verwalten und schützen.
- Daten ordnen: festlegen, was wo gespeichert und wie geteilt wird.
- Betrieb regeln: Zuständigkeiten für Meldungen, Updates und Änderungen festlegen.
Wie wir Sie unterstützen
Die GSL Groß GmbH betreut kleine und mittelständische Unternehmen in Rheinland-Pfalz und Hessen von Idar-Oberstein aus; im Raum Darmstadt arbeitet sie dafür mit einem Partnersystemhaus zusammen. Im Rahmen unserer Cloud-Lösungen beraten wir Sie zu Microsoft 365 und Azure. Mit unseren Managed Services übernehmen wir den laufenden Betrieb Ihrer IT zum monatlichen Festpreis. Mit dem Security-Check prüfen wir den Stand Ihrer IT-Sicherheit. Zur Einführung von Copilot bieten wir Webinare, Workshops und einen Readiness-Check an, mehr dazu auf unserer Seite Microsoft Copilot.
Sie möchten wissen, welche Microsoft-Dienste Ihr Unternehmen wirklich braucht? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.