Managed Print Services: Vorteile und Grenzen für KMU

Drucker und Multifunktionsgeräte fallen im Alltag meist erst auf, wenn etwas fehlt: Der Toner ist leer, ein Papierstau hält die Abteilung auf, oder niemand weiß, wer den Techniker bestellt. Managed Print Services setzen genau hier an. Dieser Beitrag zeigt, welche Vorteile das Modell kleinen und mittleren Unternehmen bringen kann, wo die Grenzen liegen und welche Fragen Sie vor einem Vertrag klären sollten.

Was Managed Print Services sind

Bei Managed Print Services, kurz MPS, übernimmt ein Dienstleister den laufenden Betrieb Ihrer Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte. Multifunktionsgeräte bündeln mehrere Aufgaben in einem Gerät, etwa Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen. Was der Dienstleister genau übernimmt, steht im Vertrag. Ein solcher Vertrag kann zum Beispiel diese Bausteine umfassen:

• Versorgung: Toner und andere Verbrauchsmaterialien werden geliefert, bevor sie ausgehen.
• Wartung und Reparatur: Der Dienstleister kümmert sich um Wartung, Reinigung, Ersatzteile und Technikereinsätze.
• Geräteüberwachung: Eine Verwaltungssoftware meldet Füllstände, Zählerstände und Fehlermeldungen der Geräte an den Dienstleister.
• Service-Level: Eine Service-Level-Vereinbarung (SLA) legt fest, welche Leistungen in welchem Umfang und in welcher Zeit erbracht werden.
• Abrechnung: zum Beispiel ein Preis je gedruckter Seite oder ein Monatsbetrag mit einem festen Seitenkontingent.

Die Vorteile im Überblick

Verbrauchsmaterial kommt rechtzeitig

Wer Toner erst bestellt, wenn die Kartusche leer ist, muss auf die Lieferung warten. Bei Managed Print melden die Geräte ihren Füllstand, und der Dienstleister liefert nach, bevor das Material ausgeht. Sie brauchen weniger Vorrat im Lager. Außerdem sammeln sich seltener Restbestände für Geräte an, die längst ausgemustert sind.

Ein Ansprechpartner bei Störungen

Fällt ein Gerät aus, melden Sie die Störung an eine Stelle. Der Dienstleister organisiert Techniker und Ersatzteile. Ihre Beschäftigten müssen nicht selbst herausfinden, welcher Hersteller oder Händler für welches Gerät zuständig ist. Wie schnell reagiert wird, hängt vom vereinbarten Service-Level ab. Diesen Punkt sollten Sie deshalb schriftlich festhalten.

Kosten werden planbar

Statt vieler Einzelrechnungen für Toner, Ersatzteile und Technikereinsätze zahlen Sie nach einem festen Abrechnungsmodell. Damit werden die Druckkosten im Budget sichtbar und lassen sich je Abteilung oder Standort zuordnen. Ob Managed Print insgesamt günstiger ist als Ihr bisheriger Betrieb, lässt sich nur mit Ihren eigenen Zahlen beantworten. Lassen Sie sich die Rechnung deshalb anhand Ihrer tatsächlichen Zählerstände vorlegen.

Überblick über Geräte und Druckvolumen

Die Verwaltungssoftware zeigt, welche Geräte wie viel drucken. Mit diesem Überblick lässt sich entscheiden, ob einzelne Arbeitsplatzdrucker durch ein gemeinsames Gerät ersetzt werden können, ob ein Gerät überlastet ist oder ob ein Standort zusätzliche Technik braucht.

Entlastung der internen IT

Druckertreiber, Störungen, Bestellungen und Herstellerkontakte kosten Zeit. Liegen diese Aufgaben beim Dienstleister, kann sich Ihre IT um andere Themen kümmern. Das gilt besonders dann, wenn Ihre IT-Betreuung aus einer oder zwei Personen besteht.

Drucker sind auch IT-Systeme

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beschreibt moderne Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte als komplexe Geräte mit eigenen Betriebssystemen, die Serverdienste bereitstellen. Weil sie oft vertrauliche Informationen verarbeiten, sollen sie wie andere IT-Systeme geschützt werden (BSI IT-Grundschutz-Kompendium, Baustein SYS.4.1). Der Baustein nennt unter anderem diese Anforderungen:

• Die Administration der Geräte ist durch Gerätepasswörter gesperrt. Mit Dienstleistern, die warten oder reparieren, werden schriftliche Vertraulichkeitsvereinbarungen getroffen.
• Netzdrucker und Multifunktionsgeräte laufen in einem eigenen Netzsegment, getrennt von den Arbeitsplatzrechnern und Servern, und sind aus fremden Netzen nicht erreichbar.
• Verwaltet werden die Geräte über verschlüsselte Protokolle wie HTTPS und SNMPv3. Nicht benötigte Funktionen und Schnittstellen werden abgeschaltet.
• Druckaufträge und Scandateien bleiben nur so kurz wie möglich auf dem Gerät gespeichert.
• Bevor Geräte ausgesondert, getauscht, repariert oder zurückgegeben werden, müssen sensible Informationen von ihnen gelöscht werden. Das betrifft auch geleaste Geräte am Ende der Vertragslaufzeit.

Bei erhöhtem Schutzbedarf schlägt das BSI außerdem vor, dass sich Beschäftigte am Gerät anmelden, bevor ihr Druckauftrag startet („Secure Print“). Ziel ist, dass nur berechtigte Personen an ausgedruckte Dokumente kommen.

Diese Punkte sind nicht automatisch Teil eines Managed-Print-Vertrags. Klären Sie deshalb, wer für Updates der Gerätesoftware, für die Netztrennung und für das Löschen der Gerätespeicher zuständig ist: der Druckdienstleister, Ihre eigene IT oder Ihr IT-Dienstleister. Einen Überblick über die Grundlagen gibt unser Beitrag zur IT-Sicherheit für Unternehmen.

Wo die Grenzen liegen

• Vertragsbindung: Laufzeit, Kündigungsfristen und Mindestmengen binden Sie. Prüfen Sie, was bei einem Umzug, bei Wachstum oder bei sinkendem Druckvolumen gilt. Worauf Sie bei Verträgen über ausgelagerte IT-Leistungen allgemein achten sollten, beschreibt unser Beitrag Managed-Services-Vertrag.
• Keine automatische Ersparnis: Ein Seitenpreis rechnet sich nur, wenn das angenommene Volumen zu Ihrem tatsächlichen Bedarf passt.
• Sicherheit ist eine eigene Aufgabe: Ein Vertrag über Versorgung und Wartung regelt noch nicht, wie die Geräte im Netz abgesichert sind.
• Papier bleibt Papier: Managed Print organisiert das Drucken. Weniger gedruckt wird erst, wenn Sie Abläufe digital gestalten. Wie Sie dabei vorgehen, beschreibt unser Beitrag zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Für wen sich Managed Print eignet

Ein genauer Blick lohnt sich, wenn einer oder mehrere dieser Punkte auf Ihr Unternehmen zutreffen:

• Sie betreiben mehrere Geräte unterschiedlicher Hersteller und unterschiedlichen Alters.
• Toner und Papier werden an mehreren Stellen bestellt, und niemand hat den Überblick.
• Sie kennen Ihre tatsächlichen Druckkosten nicht.
• Störungen an Druckern binden regelmäßig Zeit in der Verwaltung oder in der IT.
• Sie arbeiten an mehreren Standorten.

Haben Sie dagegen nur ein oder zwei Geräte mit geringem Volumen, kann ein einfacher Wartungsvertrag ausreichen.

Fragen für das Angebot

• Welche Geräte, Standorte und Leistungen umfasst der Vertrag genau?
• Wie wird abgerechnet, und auf welchem Druckvolumen beruht das Angebot?
• Welche Reaktionszeit gilt bei Störungen, und zu welchen Zeiten?
• Welche Daten erfasst die Verwaltungssoftware, und wo werden sie gespeichert?
• Wer spielt Sicherheitsupdates für die Gerätesoftware ein?
• Wie werden Gerätespeicher bei Austausch oder Rückgabe gelöscht, und erhalten Sie einen Nachweis?
• Welche Laufzeit und welche Kündigungsfristen gelten, und was passiert mit den Geräten am Vertragsende?

Managed Print mit der GSL Groß GmbH

Die GSL Groß GmbH betreut Unternehmen in Rheinland-Pfalz und Hessen von Idar-Oberstein aus; im Raum Darmstadt arbeiten wir mit einem Partnersystemhaus zusammen. Auf unserer Seite zu Managed Print beschreiben wir, wie wir Verbrauchsmaterial, Wartung und Reparatur Ihrer Drucksysteme über Service-Level-Vereinbarungen regeln. Wenn Sie neben den Druckern auch die übrige IT abgeben möchten, finden Sie unser Angebot unter Managed Services zum monatlichen Festpreis. Typische Bereiche beschreibt unser Beitrag Managed Services Beispiele. Wie wir den Stand Ihrer IT-Sicherheit prüfen, lesen Sie auf der Seite zur IT-Sicherheit.

Sie möchten wissen, ob Managed Print zu Ihrem Druckaufkommen passt? Sprechen Sie uns an. Wir besprechen Ihre Geräte, Ihren Bedarf und die nächsten Schritte.