Microsoft bietet kleinen und mittleren Unternehmen vier Business-Pläne für Microsoft 365 an. Sie unterscheiden sich vor allem darin, ob die Office-Anwendungen nur im Browser oder auch auf dem PC laufen und wie viel Sicherheits- und Geräteverwaltung enthalten ist. Dieser Beitrag hilft Ihnen, den passenden Plan je Arbeitsplatz zu wählen. Was Business Premium im Einzelnen enthält, erklärt unser Beitrag Microsoft 365 Business Premium: Inhalt, Grenzen und Einsatz im KMU.
Die vier Business-Pläne auf einen Blick
Unter dem Namen „Microsoft 365 for business“ führt Microsoft diese Pläne: Microsoft 365 Apps for business, Business Basic, Business Standard und Business Premium. Die folgende Übersicht fasst die Angaben von Microsoft Learn zusammen (abgerufen am 03.11.2026).
| Plan | Office-Anwendungen | Teams | OneDrive | Zusätzlicher Schutz und Verwaltung | |
|---|---|---|---|---|---|
| Apps for business | Desktop-Versionen von Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote (Access und Publisher nur für PC) | kein Postfach genannt | nicht genannt | 1 TB je Nutzer | nicht genannt |
| Business Basic | Versionen für den Browser | Postfach mit 50 GB, eigene Domain | ja | 1 TB je Nutzer | Grundschutz für alle Pläne |
| Business Standard | Desktop-Versionen und Browser | Postfach mit 50 GB, eigene Domain | ja | 1 TB je Nutzer | Grundschutz für alle Pläne |
| Business Premium | wie Business Standard | Outlook und Exchange | ja | 1 TB je Nutzer | Microsoft Entra ID P1, Microsoft Intune Plan 1, Microsoft Defender for Business, Microsoft Defender for Office 365 Plan 1 |
Bei Apps for business und Business Standard darf eine Person die Anwendungen laut Microsoft auf bis zu fünf PCs oder Macs, fünf Tablets und fünf Smartphones installieren.
Ein Hinweis zu Teams: Seit dem 1. Oktober 2023 bietet Microsoft im Europäischen Wirtschaftsraum und in der Schweiz die Business-Pläne zusätzlich in Varianten ohne Teams an (Ankündigung von Microsoft vom 31.08.2023). Fragen Sie vor dem Kauf nach, welche Variante Ihr Angebot enthält.
Was Basic, Standard und Premium gemeinsam haben
Grundschutz für Anmeldung und E-Mail
Business Basic, Standard und Premium enthalten Microsoft Entra ID Free. Entra ID ist der Verzeichnisdienst, in dem die Benutzerkonten liegen. Dazu gehören die Sicherheitsstandards. Sie verlangen unter anderem, dass sich alle Nutzer für die Mehrfaktor-Anmeldung (MFA) registrieren. Dabei bestätigt eine Person die Anmeldung zusätzlich, meist über eine App auf dem Smartphone. Außerdem enthalten diese drei Pläne einen eingebauten Schutz der Cloud-Postfächer gegen Schadsoftware, Spam und gefälschte Absender sowie die Geräteverwaltung „Basic Mobility and Security“, eine eingeschränkte Form von Microsoft Intune. Wie Sie ein einzelnes Benutzerkonto anlegen und absichern, beschreibt unser Beitrag Microsoft 365 Konto.
Die Grenze von 300 Lizenzen
Die Business-Pläne sind für Organisationen mit bis zu 300 Nutzern gedacht. Die Grenze gilt laut Microsoft für Basic, Standard und Premium zusammen. Wer 250 Lizenzen Business Premium hat, kann also nur noch 50 weitere Lizenzen aus Basic, Standard oder Premium hinzunehmen. Für größere Organisationen verweist Microsoft auf die Enterprise-Pläne.
Wo sich die Pläne im Alltag unterscheiden
Browser oder Desktop
Business Basic enthält Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote nur im Browser. Wer regelmäßig mit umfangreichen Tabellen, Serienbriefen oder Makros arbeitet, braucht in der Regel die Desktop-Anwendungen. Diese sind ab Business Standard enthalten. Prüfen Sie vorab, ob Fachprogramme in Ihrem Unternehmen auf installierte Office-Anwendungen angewiesen sind.
Kennwort selbst zurücksetzen
Ein Unterschied, der oft übersehen wird: Das Zurücksetzen eines vergessenen Kennworts durch die Nutzer selbst ist laut Microsoft ab Business Standard enthalten. Mit Business Basic können Nutzer ihr Kennwort nur ändern, wenn sie es noch kennen. Wenn Konten aus einem lokalen Active Directory synchronisiert werden und das neue Kennwort dorthin zurückgeschrieben werden soll, ist Business Premium oder Microsoft Entra ID P1 nötig.
Geräteverwaltung und Schutz der Endgeräte
Erst Business Premium enthält Microsoft Intune Plan 1. Damit verwalten Sie ganze Geräte oder nur die Firmendaten in den Apps, auch auf macOS. Dazu kommen Microsoft Defender for Business für Endgeräte und Microsoft Defender for Office 365 Plan 1 für E-Mail und Zusammenarbeit. Das sind zwei getrennte Produkte mit verschiedenen Einsatzorten. Mehr dazu lesen Sie in unseren Beiträgen zu Microsoft Intune und zu Business Premium. Wie Sie die beiden Defender-Produkte einrichten, zeigt unser Beitrag Defender in Microsoft 365 Business Premium.
Bedingter Zugriff
Business Premium enthält Microsoft Entra ID P1 und damit den bedingten Zugriff. Das sind Regeln, die eine Anmeldung nur unter Bedingungen erlauben, etwa nur von einem verwalteten Gerät. Mit Basic und Standard stehen dafür die Sicherheitsstandards zur Verfügung. Sie lassen sich nur ein- oder ausschalten, nicht anpassen.
Welcher Plan für welchen Arbeitsplatz?
Unsere Empfehlung als Ausgangspunkt, die Sie mit Ihren Anforderungen abgleichen sollten:
- Arbeitsplätze mit E-Mail, Teams und gelegentlicher Dokumentbearbeitung, etwa in Lager, Produktion oder Außendienst: Business Basic kann reichen, sofern keine Geräte zentral verwaltet werden müssen.
- Büroarbeitsplätze mit intensiver Office-Nutzung: Business Standard.
- Arbeitsplätze mit Firmennotebooks, mobilem Arbeiten oder sensiblen Daten: Business Premium, weil es Geräteverwaltung, Endgeräteschutz und bedingten Zugriff verbindet.
- Nur Office-Anwendungen, E-Mail läuft woanders: Microsoft 365 Apps for business.
Pläne mischen: was Sie beachten sollten
Microsoft erlaubt es, Business Premium nur für einen Teil der Belegschaft zu kaufen. Die Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen greifen dann aber nur für Nutzer, deren Geräte mit Business Premium verwaltet werden. Microsoft empfiehlt deshalb, Business Premium allen Nutzern zuzuweisen. Beim Mischen sollten Sie außerdem drei Punkte kennen:
- E-Mail-Schutz: Die voreingestellte Richtlinie „Integrierter Schutz“ von Defender for Office 365 gilt laut Microsoft für alle Nutzer einer Organisation, sobald dort Lizenzen für Defender for Office 365 vorhanden sind. Microsoft empfiehlt, genügend Lizenzen für alle Nutzer zu kaufen.
- Endgeräteschutz: Defender for Business unterstützt keine gemischte Lizenzierung mit Defender for Endpoint Plan 2. Sind beide vorhanden, nutzt die ganze Organisation laut Microsoft die Oberfläche von Defender for Business.
- Einzelprodukte: Defender for Business gibt es auch einzeln, etwa für Organisationen mit Business Basic oder Business Standard und bis zu 300 Nutzern.
Ein Wechsel von einem anderen berechtigten Microsoft-365-Plan zu Business Premium ist laut Microsoft möglich. Die monatlichen Kosten können sich dadurch erhöhen oder verringern.
Mehr als 300 Nutzer: die Enterprise-Pläne
Die Enterprise-Pläne richtet Microsoft an große Organisationen, sie stehen aber auch kleineren Unternehmen offen. Microsoft nennt die Pläne E3, E5 und F3 für Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz. Microsoft 365 E3 enthält laut Microsoft Defender for Endpoint Plan 1, Microsoft 365 E5 enthält Defender for Endpoint Plan 2 und Defender for Office 365 Plan 2. Wächst Ihr Unternehmen über 300 Nutzer, empfiehlt Microsoft, bei der Verlängerung auf einen Enterprise-Plan umzustellen.
Preise
Wir nennen hier bewusst keine Preise. Ein Angebot für Ihren Bedarf erhalten Sie auf Anfrage. Listenpreise ändern sich, und der tatsächliche Betrag hängt von Laufzeit, Zahlungsweise, Bezugsweg und der Variante mit oder ohne Teams ab. Vergleichen Sie Angebote deshalb nicht nur über den Lizenzpreis. Rechnen Sie mit, welche Produkte Sie heute getrennt bezahlen, etwa Virenschutz, Geräteverwaltung oder E-Mail-Filter.
Fragen vor der Entscheidung
- Welche Personen brauchen die Office-Anwendungen auf dem PC, welche nur im Browser?
- Sollen Firmengeräte zentral eingerichtet, aktualisiert und bei Verlust gelöscht werden können?
- Arbeiten Mitarbeitende mit privaten Geräten auf Firmendaten?
- Soll der Zugriff an Bedingungen geknüpft sein, etwa an ein verwaltetes Gerät?
- Wer liest die Meldungen der Sicherheitsprodukte und reagiert darauf?
- Wie viele Nutzer erwarten Sie in den nächsten Jahren?
Wie wir Sie unterstützen
Die GSL Groß GmbH betreut kleine und mittelständische Unternehmen in Rheinland-Pfalz und Hessen von Idar-Oberstein aus; im Raum Darmstadt arbeitet sie dafür mit einem Partnersystemhaus zusammen. Im Rahmen unserer Cloud-Lösungen beraten wir Sie zu Microsoft 365 und Azure. Mit unseren Managed Services übernehmen wir den laufenden Betrieb Ihrer IT zum monatlichen Festpreis. Wie der Betrieb von Microsoft 365 aufgeteilt werden kann, beschreibt unser Beitrag Microsoft 365 Managed Services.
Sie möchten wissen, welche Lizenzen zu Ihren Arbeitsplätzen passen? Wir sehen uns Ihre heutige Ausstattung gemeinsam mit Ihnen an. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.