Manche Software ist für einen Betrieb unverzichtbar. Das kann die Warenwirtschaft sein, das Programm für Aufträge und Rechnungen, die Branchenlösung des Handwerks oder eine selbst entwickelte Datenbank. Im Englischen heißen solche Anwendungen „Line of Business Applications“. Dieser Beitrag erklärt den Begriff und zeigt, wie Sie diese Fachanwendungen so betreiben, dass Updates, Supportenden und Ausfälle Sie nicht überraschen.
Was eine Line-of-Business-Anwendung ist
Der Begriff wird nicht überall gleich verwendet. Microsoft bezeichnet in der Geräteverwaltung Intune intern geschriebene oder benutzerdefinierte Apps als branchenspezifische Apps, kurz LOB-Apps. Anders als bei Apps aus dem Store, die automatisch aktualisiert werden, stellt hier die Organisation selbst die Installationsdatei bereit und muss auch die Updates selbst einspielen (Microsoft Learn: Hinzufügen von Apps zu Microsoft Intune).
In diesem Beitrag verwenden wir den Begriff etwas weiter: Gemeint ist jede Fachanwendung, die einen Kernablauf Ihres Unternehmens trägt, ob eingekauft, angepasst oder selbst entwickelt. Typische Beispiele sind Warenwirtschaft und ERP, also Software für Einkauf, Lager, Verkauf und Buchhaltung, außerdem Branchensoftware, Zeiterfassung oder Planungsprogramme für die Fertigung.
Warum diese Anwendungen besondere Aufmerksamkeit brauchen
Eine Fachanwendung kann an einem einzelnen Hersteller, an einer bestimmten Datenbankversion oder an einem älteren Server hängen. Daraus ergeben sich Risiken, die Sie kennen sollten:
- Abhängigkeiten: Die Anwendung braucht eine bestimmte Datenbank, Laufzeitumgebung oder Betriebssystemversion. Ein Update an einer Stelle kann die Anwendung an anderer Stelle stören.
- Herstellerbindung: Updates, Schnittstellen und Datenexporte bestimmt der Hersteller. Stellt er die Pflege ein, bleibt die Anwendung ohne Sicherheitsupdates.
- Wissen in wenigen Köpfen: Kennt nur eine Person die Einrichtung, die Sonderfälle und den Ansprechpartner beim Hersteller, fehlt dieses Wissen bei Urlaub, Krankheit oder Kündigung.
- Schnittstellen: Die Anwendung tauscht Daten mit Buchhaltung, Onlineshop, Banken oder Maschinen aus. Fällt eine Schnittstelle aus, merkt das nicht jeder sofort.
Das BSI verlangt im IT-Grundschutz, dass vor der Einführung einer Software unter anderem geklärt wird, wofür sie genutzt wird, über welche Schnittstellen sie angebunden ist, auf welchen Systemen sie läuft und ob sich das Unternehmen damit von einem Hersteller abhängig macht. Die Zuständigkeiten für fachliche Betreuung, Freigabe und Administration sollen vorab festgelegt und dokumentiert werden (BSI IT-Grundschutz-Kompendium, Baustein APP.6 Allgemeine Software, Anforderung A1).
Bestandsaufnahme: Was Sie wissen sollten
Für jede Fachanwendung lohnt sich ein kurzes Datenblatt. Es beantwortet diese Fragen:
- Welche Version läuft, auf welchen Servern und Arbeitsplätzen, unter welcher Lizenz?
- Welche Datenbank, welche Laufzeitumgebungen und welche Betriebssysteme werden vorausgesetzt?
- Welche Schnittstellen gibt es, und wer bemerkt einen Fehler?
- Wer ist fachlich verantwortlich, wer technisch, und wer ist der Ansprechpartner beim Hersteller?
- Bis wann unterstützt der Hersteller die eingesetzte Version?
- Wo liegen Installationsdateien und Konfiguration, damit die Anwendung neu eingerichtet werden kann?
Diese Punkte decken sich mit Empfehlungen des BSI: Software soll mit Systemen und Lizenzen in einem Bestandsverzeichnis erfasst werden, und Installationsdateien sowie Konfiguration sollen so gesichert oder dokumentiert sein, dass sich die Installation wiederholen lässt (Baustein APP.6, Anforderungen A8 und A9).
Lebenszyklus und Supportenden
Eine Fachanwendung ist nur so aktuell wie ihre Umgebung. Läuft sie auf einem Server, dessen Betriebssystem das Supportende erreicht, endet für dieses System die reguläre Versorgung mit Sicherheitsupdates. Ein Beispiel: Der erweiterte Support für Windows Server 2016 endet im Januar 2027 (Microsoft Lifecycle: Windows Server 2016). Wenn Ihre Fachanwendung noch auf einem solchen Server läuft, sollten Sie jetzt mit dem Hersteller klären, welche neueren Versionen unterstützt werden. Worauf Sie beim Betrieb von Windows-Servern achten sollten, beschreibt unser Beitrag zu Managed Windows Server.
Das BSI empfiehlt, Software mit einem Wartungsvertrag oder einer vergleichbaren Zusage zu beschaffen, damit Sicherheitslücken während der gesamten Nutzungsdauer zeitnah behoben werden (Baustein APP.6, Anforderung A3). Fragen Sie bei bestehenden Verträgen nach, ob diese Zusage gilt und für welche Versionen.
Updates und Verteilung
Updates für Fachanwendungen sollten geplant und getestet werden, bevor sie alle Arbeitsplätze erreichen. Empfehlenswert ist ein fester Ablauf: Hinweise des Herstellers lesen, Datensicherung, Test mit wenigen Personen, dann die Verteilung an alle. Wie ein geordneter Ablauf für Server aussieht, zeigt unser Beitrag zum Patch-Management für Server.
Auf Windows-Arbeitsplätzen lässt sich die Verteilung mit einer Geräteverwaltung wie Microsoft Intune vereinheitlichen. Intune kann Windows-Installationsdateien unter anderem in den Formaten MSI und MSIX sowie als Win32-App im Format .intunewin verteilen. Was Intune darüber hinaus leistet, erklärt unser Beitrag Was ist Microsoft Intune?
Datensicherung und Wiederanlauf
Für den Wiederanlauf reicht es nicht, nur die Datenbank zu sichern. Sie brauchen auch die Konfiguration, die Lizenzinformationen und eine Anleitung, in welcher Reihenfolge Datenbank, Anwendungsserver und Schnittstellen wieder starten. Testen Sie die Wiederherstellung, bevor Sie sie im Ernstfall brauchen. Wie Sie Ziele und Reihenfolge der Wiederherstellung festlegen, zeigt unser Beitrag Backup-Plan erstellen. Wie Sie Sicherung und Rücksicherung als laufende Aufgabe organisieren, zeigt unser Beitrag zum Backup Managed Service.
Lokal, in der Cloud oder als Dienst des Herstellers?
Für den Betrieb einer Fachanwendung gibt es im Wesentlichen drei Wege: auf eigenen Servern im Unternehmen, auf gemieteten Servern in einem Rechenzentrum oder in der Cloud, oder als Onlinedienst, den der Hersteller selbst betreibt. Welcher Weg passt, hängt davon ab, was der Hersteller unterstützt, wie die Schnittstellen zu anderen Systemen aussehen und wie viel Betrieb Sie selbst übernehmen wollen. Wie Sie einen Umzug planen, beschreibt unser Beitrag zur Cloud-Migration im Mittelstand. Speichert die Anwendung ihre Daten in Microsoft SQL Server, vergleicht unser Beitrag Managed SQL Server oder Eigenbetrieb die Betriebsmodelle für die Datenbank.
Wenn eine Anwendung abgelöst wird
Auch die Außerbetriebnahme braucht einen Plan. Das BSI empfiehlt zu klären, ob die Funktionen weiter gebraucht werden und wie sie danach verfügbar bleiben (Baustein APP.6, Anforderung A12). Denken Sie zusätzlich an Daten mit Aufbewahrungsfristen. Die GoBD beschreiben, unter welchen Voraussetzungen das Altsystem bei einem Systemwechsel nicht über die gesamte Aufbewahrungsfrist weiterbetrieben werden muss (Randziffer 142). Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie das umsetzen. Was die GoBD für die digitale Ablage verlangen, beschreibt unser Beitrag Digitales Dokumentenmanagement.
Unterstützung durch GSL
Die GSL Groß GmbH betreut Unternehmen in Rheinland-Pfalz und Hessen von Idar-Oberstein aus; im Raum Darmstadt arbeiten wir mit einem Partnersystemhaus zusammen. Den laufenden Betrieb von Servern und Arbeitsplätzen übernehmen wir mit Managed Services zum monatlichen Festpreis. Bei Umstellungen und Projekten helfen unsere IT-Dienstleistungen und Rollouts. Wenn eine Anwendung in die Cloud umziehen soll, finden Sie unser Angebot unter Cloud-Lösungen.
Sie möchten wissen, wie es um den Betrieb Ihrer wichtigsten Anwendungen steht? Sprechen Sie uns an. Wir besprechen Ihre Ausgangslage und die nächsten Schritte.