Digitales Dokumentenmanagement im KMU: Einführung und GoBD

Rechnungen kommen per E-Mail, Verträge liegen im Ordner auf dem Server, Lieferscheine noch auf Papier. Wer ein Dokument sucht, fragt die Kollegin. Digitales Dokumentenmanagement soll das ordnen: Dokumente werden einheitlich erfasst, abgelegt, gefunden und nach festen Regeln aufbewahrt und gelöscht. Dieser Beitrag zeigt, was ein Dokumentenmanagement leisten soll, welche Vorgaben der Finanzverwaltung Sie kennen sollten und wie Sie die Einführung angehen.

Was digitales Dokumentenmanagement umfasst

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die Dokumente zentral verwaltet. Wichtiger als das Programm ist der Ablauf dahinter. Zu einem durchdachten Dokumentenmanagement gehören diese Teile:

• Erfassung: Wie gelangen Dokumente ins System, aus dem Posteingang, per E-Mail, aus der Buchhaltung oder vom Scanner?
• Ordnung: Nach welchen Merkmalen wird abgelegt, etwa Kunde, Vorgang, Belegart oder Datum? Diese Merkmale heißen Metadaten oder Index.
• Berechtigungen: Wer darf welche Dokumente sehen, bearbeiten oder löschen?
• Aufbewahrung und Löschung: Wie lange bleibt ein Dokument erhalten, und was passiert danach?
• Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann was geändert?

Was die GoBD verlangen

Für steuerlich relevante Unterlagen gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. Sie stehen in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019, das 2024 und zuletzt am 14. Juli 2025 geändert wurde (GoBD im Amtlichen AO-Handbuch, BMF-Schreiben vom 14.07.2025). Die folgenden Punkte geben einen Überblick. Sie ersetzen keine steuerliche Beratung.

Unveränderbarkeit

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Änderungen und Löschungen müssen protokolliert werden. Die GoBD nennen dafür technische Wege wie Sperren, Festschreibung, Versionierung und automatische Protokollierung sowie organisatorische Wege wie Berechtigungskonzepte. Ausdrücklich heißt es dort: Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden (Randziffern 58, 59 und 107 bis 111). Ein normaler Netzwerkordner reicht also für sich genommen in der Regel nicht.

Index und Format

Jedes elektronische Dokument braucht einen nachvollziehbaren und eindeutigen Index, und die Verbindung zwischen Index und Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben (Rz. 122). Eingehende elektronische Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (Rz. 131). Bei E-Rechnungen genügt nach der Änderung von 2025 die Aufbewahrung des strukturierten Teils, wenn die übrigen Anforderungen der GoBD erfüllt sind (Rz. 119 und 131). Den lesbaren Teil, etwa das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen Sie zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich bedeutsame Zusatzinformationen wie Buchungsvermerke enthält.

Scannen von Papierbelegen

Papierbelege dürfen gescannt oder fotografiert werden. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Die GoBD empfehlen eine Organisationsanweisung, die unter anderem regelt, wer erfassen darf, wann erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird und wie Lesbarkeit und Vollständigkeit kontrolliert werden (Rz. 136). Nach der Erfassung wird nur noch mit dem elektronischen Dokument weitergearbeitet (Rz. 139). Anschließend dürfen die Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (Rz. 140). Für das sogenannte ersetzende Scannen hat das BSI mit der Technischen Richtlinie TR-03138 (TR-RESISCAN) technische Anforderungen beschrieben. Version 1.5 erschien im August 2024 (BSI, Meldung vom 08.08.2024).

Verfahrensdokumentation

Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Sie beschreibt den Weg eines Dokuments von der Entstehung über Indizierung, Verarbeitung und Speicherung bis zum Wiederfinden, die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und die Wiedergabe (Rz. 151 und 152). Sie muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein, und Änderungen an ihr müssen versioniert werden (Rz. 151 und 154).

Zertifikate sind kein Freibrief

Wirbt ein Anbieter mit Zertifikaten oder Testaten, hilft ein Blick in die GoBD: Solche Bescheinigungen können bei der Auswahl helfen, haben gegenüber der Finanzbehörde aber keine Bindungswirkung (Rz. 181). Entscheidend ist, wie Sie das System einrichten und betreiben.

Aufbewahrungsfristen im Blick

Wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, regelt für das Steuerrecht § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung (§ 147 AO). Nach der aktuellen Fassung gilt:

• zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanz samt den zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen,
• acht Jahre für Buchungsbelege,
• sechs Jahre für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen,

jeweils sofern andere Steuergesetze keine kürzeren Fristen zulassen. Weitere Fristen können sich aus anderen Gesetzen ergeben. Für personenbezogene Daten gilt zugleich das Datenschutzrecht. Legen Sie deshalb Löschfristen gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung und Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten fest. Einen Überblick gibt unser Beitrag zum Datenschutz im Unternehmen.

Die Einführung in sechs Schritten

1. Bestand aufnehmen: Welche Dokumentarten gibt es, wo liegen sie heute, wer braucht sie? Beginnen Sie mit einem Bereich, zum Beispiel den Eingangsrechnungen.
2. Ordnung festlegen: Legen Sie Dokumentarten, Pflichtmerkmale und Namensregeln fest. Halten Sie die Regeln so einfach, dass sie im Alltag eingehalten werden können.
3. Berechtigungen planen: Ordnen Sie Zugriffe nach Rollen, nicht nach Personen. Hilfreich ist eine Einstufung nach Schutzbedarf, wie sie unser Beitrag zur Datenklassifizierung beschreibt.
4. Erfassung regeln: Schreiben Sie die Organisationsanweisung für das Scannen und legen Sie fest, wie E-Mail-Anhänge und E-Rechnungen ins System gelangen.
5. Aufbewahrung und Löschung einstellen: Hinterlegen Sie die Fristen je Dokumentart im System, damit sie nicht von Hand überwacht werden müssen.
6. Dokumentieren und schulen: Erstellen Sie die Verfahrensdokumentation, schulen Sie die Beschäftigten und prüfen Sie nach einigen Wochen, ob die Regeln im Alltag funktionieren.

Dokumentenmanagement ist ein Teil der Digitalisierung von Abläufen. Wie Sie solche Vorhaben insgesamt planen, zeigt unser Fahrplan zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Eigenes DMS oder Microsoft 365?

Nutzen Sie bereits Microsoft 365, können Dokumente in SharePoint-Bibliotheken liegen. Mit Microsoft Purview können Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen festlegen, dass Inhalte für einen Zeitraum beibehalten oder danach gelöscht werden. Bezeichnungen können Elemente außerdem als Datensatz kennzeichnen, wodurch zusätzliche Einschränkungen beim Bearbeiten und Löschen gelten (Microsoft Learn: Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen). Welche dieser Funktionen in Ihren Lizenzen enthalten sind, sollten Sie vorab prüfen. Wie sich OneDrive und SharePoint als Ablageorte unterscheiden, beschreibt unser Beitrag OneDrive for Business.

Ob eine solche Umgebung oder ein eigenständiges DMS die GoBD-Anforderungen in Ihrem Fall erfüllt, hängt von der Einrichtung und der Verfahrensdokumentation ab, nicht vom Produktnamen. Ein eigenständiges DMS kann sinnvoll sein, wenn Sie viele Papierbelege verarbeiten, Freigabeabläufe für Rechnungen abbilden oder eine enge Anbindung an Ihre Buchhaltungssoftware brauchen. Fragen Sie Anbieter konkret, wie Unveränderbarkeit, Protokollierung, Indexierung und Löschung umgesetzt sind und wie die Daten bei einem späteren Systemwechsel exportiert werden können.

Unterstützung durch GSL

Die GSL Groß GmbH betreut Unternehmen in Rheinland-Pfalz und Hessen von Idar-Oberstein aus; im Raum Darmstadt arbeiten wir mit einem Partnersystemhaus zusammen. Wenn Microsoft 365 die Grundlage Ihrer Ablage sein soll, finden Sie unser Angebot auf der Seite zu Cloud-Lösungen. Den laufenden Betrieb Ihrer IT übernehmen wir mit Managed Services zum monatlichen Festpreis. Steuerliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Sie möchten Ihre Ablage ordnen und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Sprechen Sie uns an. Wir besprechen Ihre Ausgangslage und die nächsten Schritte.