OneDrive for Business ist in den meisten Microsoft-365-Plänen enthalten und wird oft ohne eigenes Konzept eingeführt. Dann landen Abteilungsordner im persönlichen Speicher einzelner Personen, Dateien werden per offenem Link geteilt, und beim Austritt einer Person ist unklar, wer an die Daten kommt. Dieser Beitrag erklärt, wofür OneDrive gedacht ist, wo seine Grenzen liegen und welche Einstellungen Sie früh festlegen sollten.
Was ist OneDrive for Business?
In der Dokumentation von Microsoft heißt der Dienst „OneDrive for work and school“, also OneDrive für Geschäfts- und Schulkonten. Es ist ein persönlicher Speicherplatz in der Cloud für jede lizenzierte Person einer Organisation. Mitarbeitende speichern dort ihre Arbeitsdateien, teilen sie, bearbeiten sie gemeinsam mit anderen und synchronisieren sie mit ihrem Computer.
OneDrive ist laut Microsoft in den Plänen von Microsoft 365 und Office 365 sowie in SharePoint-Plänen enthalten und auch einzeln erhältlich. In Business Basic, Business Standard und Business Premium stehen je Nutzer 1 TB zur Verfügung. In Microsoft 365 E3 und E5 lässt sich der Speicher laut Microsoft auf 5 TB erhöhen (Service Description, abgerufen am 03.11.2026).
Vom privaten OneDrive unterscheidet sich der Dienst durch das Konto. Das private OneDrive gehört zu einem persönlichen Microsoft-Konto. OneDrive for Business gehört zu einem Geschäftskonto, das Ihr Unternehmen verwaltet. Zwischen beiden Kontoarten werden laut Microsoft keine Kontoinformationen abgeglichen.
OneDrive oder SharePoint?
Microsoft beschreibt OneDrive ausdrücklich als Speicher für die persönlichen Arbeitsdateien einzelner Personen. Laut Service Description wird nicht unterstützt, dort Systemsicherungen oder Daten von Abteilungen und der ganzen Organisation abzulegen. Ebenso wenig darf eine Nutzerlizenz einem Bot, einer Abteilung oder einem anderen nicht menschlichen Nutzer zugewiesen werden. Für Dateien von Teams und Abteilungen empfiehlt Microsoft SharePoint.
| Art der Daten | Passender Ort |
|---|---|
| Entwürfe und Arbeitsdateien einer Person | OneDrive |
| Projektordner, Abteilungsablagen, Vorlagen für alle | SharePoint |
| Sicherungen von Servern oder Computern | nicht OneDrive; eigenes Sicherungskonzept |
Die Grenze hat praktische Folgen: Was in einem persönlichen OneDrive liegt, hängt am Konto dieser Person. Verlässt sie das Unternehmen, greifen die Fristen, die wir weiter unten beschreiben.
Synchronisieren: Dateien bei Bedarf und bekannte Ordner
Dateien bei Bedarf
Mit der Funktion „Dateien bei Bedarf“ sehen Nutzer unter Windows alle OneDrive-Dateien im Explorer, ohne dass alle heruntergeladen werden. Microsoft unterscheidet drei Zustände: nur online verfügbar, lokal verfügbar und „Immer auf diesem Gerät behalten“. Nur online verfügbare Dateien lassen sich ohne Internetverbindung nicht öffnen.
Wichtig für den Alltag: Wird eine nur online verfügbare Datei auf dem Gerät gelöscht, wird sie laut Microsoft auf allen Geräten und online gelöscht. Sie landet im Papierkorb von OneDrive im Web. Bei Geschäftskonten bleibt sie dort laut Microsoft 93 Tage.
Bekannte Ordner verschieben
Windows-Ordner wie Desktop, Dokumente, Bilder, Screenshots und Eigene Aufnahmen lassen sich nach OneDrive umleiten. Microsoft nennt das „Known Folder Move“. Nutzer arbeiten weiter in den gewohnten Ordnern, die Dateien liegen aber in OneDrive. Gesteuert wird das über Gruppenrichtlinien, Intune oder Registrierungseinträge. Microsoft empfiehlt die Funktion vor allem größeren Organisationen und weist darauf hin, dass kleine und mittlere Unternehmen dafür Erfahrung mit Richtlinien brauchen.
Ist OneDrive eine Datensicherung?
Microsoft schreibt, dass das Speichern in OneDrive die Daten in der Cloud sichert und von jedem Gerät aus zugänglich macht. Zugleich gilt: Löschungen und Änderungen werden synchronisiert. Für größere Schäden bietet OneDrive die Funktion „OneDrive wiederherstellen“. Damit lässt sich der gesamte OneDrive auf einen früheren Zeitpunkt innerhalb der letzten 30 Tage zurücksetzen, etwa wenn Dateien gelöscht, überschrieben, beschädigt oder von Schadsoftware befallen wurden.
Ob das für Ihr Unternehmen reicht, hängt davon ab, wie lange Sie Daten zurückholen müssen und wie schnell. Wir empfehlen, diese Frage im Sicherungskonzept ausdrücklich zu beantworten. Mehr dazu in unseren Beiträgen Cloud-Backup in Deutschland und Backup Managed Service. Was Microsoft 365 selbst wiederherstellen kann und was der Dienst Microsoft 365 Backup ergänzt, erklärt unser Beitrag Cloud-Backup mit Microsoft.
Freigaben steuern
Wie weit Nutzer Dateien außerhalb des Unternehmens teilen dürfen, legen Administratoren im SharePoint Admin Center fest. Microsoft unterscheidet vier Stufen:
- Jeder: Links funktionieren ohne Anmeldung. Laut Microsoft lässt sich dann nicht nachvollziehen, wer Zugriff hat oder hatte.
- Neue und vorhandene Gäste: Empfänger müssen sich anmelden oder einen Bestätigungscode eingeben.
- Vorhandene Gäste: Teilen nur mit Gästen, die schon im Verzeichnis stehen.
- Nur Personen in Ihrer Organisation: keine externe Freigabe.
Die Einstellung für OneDrive darf laut Microsoft strenger sein als die für SharePoint, aber nicht großzügiger. Wer Links für „Jeder“ erlaubt, kann ein Ablaufdatum erzwingen und die Links auf Leserechte beschränken. Außerdem lässt sich festlegen, welcher Linktyp beim Teilen voreingestellt ist, und nach wie vielen Tagen der Zugriff von Gästen endet.
Unsere Empfehlung: Stellen Sie als Standard Links für „Bestimmte Personen“ oder „Nur Personen in Ihrer Organisation“ ein und lassen Sie Links ohne Anmeldung nur dort zu, wo es einen klaren Bedarf gibt. Wie Freigaben, Gastzugänge und Protokolle zusammenspielen, erklärt unser Beitrag Microsoft 365 Sicherheit: Anmeldung, Freigaben und Datenspeicherort.
Mit Business Premium kommt Microsoft Defender for Office 365 Plan 1 hinzu. Dessen Funktion „Sichere Anlagen“ prüft laut Microsoft auch Dateien in SharePoint, OneDrive und Teams. In Business Basic und Business Standard ist sie nicht enthalten.
Wenn jemand das Unternehmen verlässt
Was mit einem OneDrive passiert, regelt Microsoft so:
- Die Löschfrist beginnt erst, wenn das Benutzerkonto gelöscht wird. Das Sperren der Anmeldung oder das Entfernen der Lizenz startet sie nicht.
- Standardmäßig erhalten die im Profil eingetragenen Vorgesetzten Zugriff auf das OneDrive. Ist niemand eingetragen, kann ein sekundärer Besitzer festgelegt werden. Ohne beides hat niemand automatisch Zugriff.
- Die Aufbewahrungsfrist beträgt standardmäßig 30 Tage und lässt sich im SharePoint Admin Center ändern. Sieben Tage vor Ablauf kommt eine Erinnerung.
- Danach liegt das OneDrive 93 Tage im Papierkorb der Websitesammlung und lässt sich nur noch per PowerShell wiederherstellen.
- OneDrive-Konten ohne gültige Lizenz werden am 93. Tag ohne Lizenz automatisch in ein kostenpflichtiges Archiv verschoben.
- Aufbewahrungsrichtlinien aus Microsoft 365 gehen diesem Ablauf vor.
Wir empfehlen, wichtige Dateien schon vor dem letzten Arbeitstag nach SharePoint zu verschieben und die Übergabe in Ihrer Austrittsliste festzuhalten. Wie Sie das Benutzerkonto selbst beim Austritt geordnet schließen, beschreibt unser Beitrag Microsoft 365 Konto.
Einführung in fünf Schritten
- Festlegen, welche Daten in OneDrive und welche in SharePoint gehören.
- Freigabestufe und Standard-Linktyp bestimmen, Ablauf für Gastzugänge setzen.
- Entscheiden, ob bekannte Ordner nach OneDrive umgeleitet werden sollen.
- Vorgesetzte in den Profilen pflegen und die Aufbewahrungsfrist für ausgeschiedene Personen festlegen.
- Klären, ob zusätzlich eine eigenständige Sicherung nötig ist, und die Mitarbeitenden kurz einweisen.
Wie wir Sie unterstützen
Die GSL Groß GmbH betreut kleine und mittelständische Unternehmen in Rheinland-Pfalz und Hessen von Idar-Oberstein aus; im Raum Darmstadt arbeitet sie dafür mit einem Partnersystemhaus zusammen. Im Rahmen unserer Cloud-Lösungen beraten wir Sie zu Microsoft 365. Mit unseren Managed Services übernehmen wir den laufenden Betrieb Ihrer IT zum monatlichen Festpreis. Bei der Umstellung von Geräten unterstützen wir Sie mit unseren IT-Dienstleistungen und Rollouts.
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