Maximale IT-Leistungsfähigkeit und IT-Sicherheit sind heute wesentliche Erfolgsfaktoren für Unternehmen. Während multinationale Unternehmen oft über die notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen verfügen, um diese Erfordernisse zu erfüllen, stehen mittelständische Unternehmen vor der Aufgabe, mit begrenzten Ressourcen Schritt zu halten. An dieser Stelle kommen Managed IT-Services ins Gespräch. Durch die Auslagerung komplexer oder routinebasierter IT-Aufgaben wie Netzwerkverwaltung und Infrastrukturmanagement, Backup-Lösungen und Datenwiederherstellung sowie die kontinuierliche Überwachung und Modernisierung von Sicherheitslösungen, ermöglichen sie es Organisationen, ihre internen Technologie-Teams freizustellen, Betriebskosten zu senken und sich auf ihr Hauptgeschäft zu fokussieren. Gleichzeitig gewinnen sie von der Fachkenntnis spezialisierter IT-Dienstleister und gewährleisten höchste Sicherheitsvorgaben.
Erfahren Sie in den nachfolgenden Abschnitten, warum Managed IT-Services besonders für mittelständische Unternehmen gewinnbringend sind, wie sie implementiert werden können und worauf bei der Auswahl eines Dienstleistungsanbieters zu achten ist.
In der heutigen, schnelllebigen Unternehmenslandschaft ist es für Betriebe unerlässlich, mit dem schnellen technologischen Fortschritt Schritt zu halten. Ob Digitalisierung, Automatisierung, AI-Technologien, Cloud-Dienste oder das IoT – zeitgemäße Technologien optimieren nicht nur die Effizienz und Produktivität, sondern sind auch entscheidend, um langfristig wettbewerbsfähig und erfolgreich zu bleiben, wie viele Untersuchungen aus den vergangenen Jahren belegen, darunter die Untersuchung „Performance-Treiber 2024“ (https://www.staufen.ag/insights/studien-whitepaper/studie-performance-treiber-2024/) von der Staufen AG.
Gerade der Mittelstand steht jedoch vor besonderen Herausforderungen, wenn es darum geht, diese innovativen Technologien zu implementieren. Eine der größten Hürden sind die begrenzten Ressourcen. Während große Unternehmen oft über umfangreiche Kapitalreserven und geschulte Experten verfügen, sieht die Lage für mittelständische Unternehmen meist anders aus. Der anhaltende Fachkräftemangel, finanzielle Engpässe sowie strukturelle, strategische und kulturelle Barrieren führen dazu, dass viele Betriebe nicht in der Position sind das Potenzial neuer Technologien vollständig auszuschöpfen.
Für KMUs stellt sich daher die Frage: Wie können sie ungeachtet dieser Hindernisse mit großen Akteuren Schritt halten?
Die Antwort liegt in verwalteten IT-Dienstleistungen.
Eine Einführung in Managed IT-Services: Was Sie wissen müssen!
Unter Managed IT-Services versteht man IT-Dienstleistungen, die an ein externes Technologieunternehmen, einen sogenannten Managed Service Provider (MSP), übertragen werden. Dieser verantwortet die Verantwortung für die IT-Infrastruktur und technischen Abläufe eines Unternehmens. Das Hauptziel der Managed IT-Services besteht darin, durch das Bereitstellen spezialisierter Expertise und Mittel die Effizienz, Betriebsstabilität und Schutz der technologischen Umgebung der Kunden zu gewährleisten, ihre hausinternen Technologieteams zu entlasten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie branchenspezifischer Compliance-Anforderungen sicherzustellen, ohne dass die Firmen selbst hohe Kapitalaufwendungen in technisches Personal oder interne IT-Infrastrukturen tätigen müssen.
Typische Aufgaben eines Managed-Service-Providers!
Je nach Anforderungen des betreuten Unternehmens bieten Managed-Service-Provider unterschiedliche IT-Dienstleistungen an, die unerlässlich für den reibungslosen Betrieb und die Sicherheit der IT-Infrastruktur eines Unternehmens sind. Im Folgenden sind einige der bedeutendsten Managed IT-Services aufgeführt, die durch die Anbieter erbracht werden können:
- IT-Infrastrukturmanagement: Managed-Service-Provider übernehmen die Kontrolle, Administration und proaktive Instandhaltung von Servern, Netzwerken und Endgeräten, um sicherzustellen, dass alle Systeme störungsfrei funktionieren und Ausfallzeiten minimiert werden.
- Cloud-Services: Eine weitere Kernkompetenz von Managed-Service-Providern ist die Bereitstellung, Verwaltung und Verbesserung von Cloud-Infrastrukturen, wie Software-as-a-Service (SaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Infrastructure-as-a-Service (IaaS). Dies ermöglicht Unternehmen, ihre IT-Ressourcen dynamisch zu skalieren und von überall auf ihre Unternehmensdaten und Business-Applikationen zu zugreifen.
- Backup und Disaster Recovery: Ein wesentlicher Bestandteil von Managed IT-Services ist die Verwaltung von Datensicherungs- und Disaster-Recovery-Lösungen. Diese Services stellen sicher, dass die Unternehmensdaten turnusmäßig archiviert werden und im Falle eines Datenverlusts oder eines IT-Sicherheitsereignisses zeitnah wiederhergestellt werden können.
- IT-Sicherheit: Ein zusätzlicher, wichtiger Managed IT-Service ist die IT-Sicherheit. Dies inkludiert neben der Bedrohungserkennung und Schwachstellenbewertungen auch Awareness-Trainings und die Einführung von Sicherheitsvorkehrungen wie Firewalls und Virenschutzsoftware. Außerdem bieten die Anbieter oft auch Services zur Bewältigung von IT-Sicherheitsvorfällen und zur Rekonstruktion nach Cyberattacken an, um die Informationssicherheit und die Business-Kontinuität zu sichern.
- Remote Monitoring und Management (RMM): Managed Service Provider bieten zudem Remote Monitoring sowie Management (RMM) an, um die IT-Systeme eines Unternehmens 24/7 zu überwachen. Dies ermöglicht eine proaktive Wartung und schnelle Intervention auf mögliche Probleme, bevor sie zu größeren Unterbrechungen führen.
- Helpdesk- und Support-Services: Ein zusätzlicher erwähnenswerter Managed IT-Service ist der IT- Support und die Helpdesk-Dienste. Hier gewähren Managed-Service-Provider bei technischen Störungen und Fragen Hilfe für Anwender, was die Produktivität und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter erhöht. Dieser Dienst ist oft 24 Stunden am Tag verfügbar und stellt sicher, dass IT-Probleme schnell gelöst werden.
- Update- und Patch-Management: Viele Managed-Service-Provider kümmern sich zudem um das regelmäßige Update- und Patch-Management von Anwendungsprogrammen und Systemen, um sicherzustellen, dass alle Programme auf dem neuesten Stand sind und Schwachstellen geschlossen werden. Dies trägt bei zur Aufrechterhaltung der Systemsicherheit und Systemstabilität und sichert vor identifizierten IT-Schwachstellen und IT-Angriffen.
- Netzwerk- und Kommunikationsdienste: Viele Managed-Service-Provider bieten auch Netzwerk- und Kommunikationsdienste an, einschließlich der Betreuung von Netzwerkinfrastrukturen, VPNs und VoIP-Systemen, um eine zuverlässige und geschützte Kommunikation intern des Unternehmens zu gewährleisten.
- IT-Beratung und Strategie: Neben den operativen IT-Dienstleistungen bieten viele Managed-Service-Provider auch strategische IT-Beratung an. Sie begleiten Unternehmen darin, ihre IT-Strategien zu formulieren und implementieren, um die Geschäftsziele zu fördern und Konkurrenzvorteile zu erlangen.
Aber ist IT-Outsourcing nicht dasselbe?
Managed IT-Services vs. klassischem Outsourcing: Vorteile und Nachteile im Überblick!
Im Wesentlichen sind Managed IT-Services und klassisches Outsourcing beide Ansätze zur Auslagerung von IT-Dienstleistungen. Allerdings unterscheiden sie sich erheblich in Umfang, Anpassungsfähigkeit und Dienstleistungsmodell. Hier sind die entscheidenden Unterschiede:
- Umfang der Dienstleistungen:
- Managed IT-Services: Managed IT-Services umfassen eine vielseitige Auswahl vorausschauend verwalteter IT-Dienstleistungen, darunter Infrastrukturmanagement, Cloud-Services, Backup, IT-Sicherheit, Fernüberwachung, Helpdesk, Update-Management, Netzwerkdienste und IT-Beratung. Absicht ist die umfassende Unterstützung und Optimierung des IT-Betriebs.
- Klassisches Outsourcing: Beim traditionellen IT-Outsourcing liegt die Aufmerksamkeit auf bestimmten IT-Funktionen wie Datacenter-Management, Softwareentwicklung oder technische Unterstützung, um Einsparungen zu erzielen, ohne die gesamte IT-Infrastruktur zu betreuen.
- Service-Modell und Management:
- Managed IT-Services: Managed IT-Services basieren auf der Prämisse von Service-Level-Agreements (SLAs), die eindeutige KPIs und Leistungsstandards definieren. Proaktives IT-Handling mit kontinuierlicher Kontrolle und vorbeugender Instandhaltung.
- Klassisches Outsourcing: Beim klassischen IT-Outsourcing dreht es sich um ein reaktionsbasiertes, projektbasiertes Modell. Externe erfüllen konkrete Aufgaben, strategische IT-Vorausplanung bleibt beim Kunden.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:
- Managed IT-Services: Managed IT-Services bieten flexible und erweiterbare Lösungen, die sich schnell an veränderte Unternehmensbedürfnisse anpassen.
- Klassisches Outsourcing: Weniger flexibel, Langzeitverträge und bestimmte Tätigkeiten behindern Modifikationen an neue Business-Bedürfnisse.
- Kostenstruktur:
- Managed IT-Services: Managed IT-Services haben eine übersichtliche Kostenstruktur basierend auf Abonnement-Modell. Dies erleichtert die Budgetplanung und vermeidet ungeplante Ausgaben.
- Klassisches Outsourcing: Beim traditionellen IT-Outsourcing variieren die Kosten je nach Größe und Zeitrahmen der Aufgaben, oft vorhabenorientiert oder nach Stunden, was zu schwer kalkulierbaren Ausgaben führen könnte.
Implementierung von Managed IT-Services im Mittelstand!
Die Einführung von Managed IT-Services erfordert gründliche Vorbereitung und eine systematische Vorgehensweise. Hier sind die wesentlichen Etappen, die in Betracht gezogen werden sollten:
Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zielsetzung
Zu Beginn sollten mittelständische Unternehmen eine detaillierte Bedarfsanalyse durchführen. Ziel ist es, die spezifischen IT-Anforderungen des Unternehmens zu identifizieren und klare Ziele für die Einführung von Managed Services zu definieren. Denkbare Überlegungen könnten sein:
- Welche spezifischen IT-Prozesse sollen externalisiert werden?
- Welche firmeninternen Kapazitäten sind vorhanden?
- Welche Service-Level-Agreements (SLAs) sind notwendig?
Schritt 2: Auswahl eines passenden Managed-Service-Providers
Die Wahl des richtigen Managed-Service-Providers (MSP) ist ausschlaggebend für den Erfolg von Managed IT-Services. Dabei sollten mittelständische Unternehmen folgende Kriterien in Betracht ziehen:
- Erfahrung und Fachkenntnis: Der MSP sollte über belegbare Erfahrungswerte im Bereich Managed Services verfügen, idealerweise in vergleichbaren Industrien.
- Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit: Der Service sollte flexibel und wachstumsfähig sein, um mit dem Wachstum und den Veränderungen des Unternehmens Schritt halten zu können.
- Technologie und Innovation: Der MSP sollte moderne Technologien verwenden und kontinuierlich in Innovationen investieren, um den Unternehmen immer die besten Konzepte anbieten zu können.
Schritt 3: Planung und Umsetzung
Nach der Auswahl eines geeigneten Managed-Service-Providers folgt die ausführliche Planungsphase. Diese umfasst:
- Erstellung eines Implementierungsplans mit klaren Zwischenzielen und Verantwortlichkeiten.
- Schulung der Belegschaft, um den Übergang zu den Managed IT-Services reibungslos zu gestalten.
- Einrichtung einer Kommunikationsplattform zwischen dem Unternehmen und dem MSP, um eine reibungslos funktionierende Koordination zu gewährleisten.
Schritt 4: Monitoring und Optimierung
Nach der Einführung ist es wichtig, die Leistungen der Managed IT-Services fortlaufend zu monitoren. Wiederkehrende Überprüfungen und Reports helfen, die Servicequalität zu bewerten und Optimierungen vorzunehmen. Ein effektives Monitoring-System gestattet es, Störungen rechtzeitig zu erkennen und zu beheben.
Fazit: Maximale IT-Effizienz und Sicherheit für Ihr Unternehmen!
Der nicht aufzuhaltende Trend zur digitalen Transformation und automatisierten Prozessen stellt mittelständische Unternehmen vor immense Möglichkeiten und zugleich beispiellose Herausforderungen, wie etwa die Notwendigkeit, mit begrenzten Ressourcen mithalten zu können, die IT-Sicherheit zu gewährleisten und die betriebliche Effizienz zu erhöhen. Durch die Einführung von Managed IT-Services sollten diese Schwierigkeiten jedoch wirkungsvoll bewältigt werden.
Managed IT-Services ermöglichen es Firmen, auf fachkundige Fachwissen und fortschrittlichste Technologien zuzugreifen, ohne große Ausgaben in eigenes Personal und IT-Infrastruktur tätigen zu müssen. Dies leitet nicht nur zu einer signifikanten Erhöhung der IT-Produktivität und IT-Sicherheit, sondern auch zu einer deutlichen Kostensenkung und einer nachhaltigeren Nutzung der Ressourcen.
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