Management von E-Mails

Gutes E-Mail-Management ist die halbe Miete.

Wie viel Zeit verbringt Ihrer Meinung nach ein durchschnittlicher Büroangestellter jeden Tag mit dem Abrufen und Bearbeiten von E-Mails? Die Antwort ist überraschend:
Bis zu 4 Stunden – also die halbe Gesamtarbeitszeit. Im Durchschnitt erhält jeder Mitarbeiter etwa 40 E-Mails pro Tag. Und natürlich möchten wir, dass all dies gesehen und beantwortet wird (außer natürlich Spam und Newsletter). Schließlich soll es so sein. oder?

Hier die Fakten:
E-Mails verschlingen einen Großteil der kostbaren Arbeitszeit, welche im Endeffekt auch bares Geld wert ist. Aber es gibt auch gute Nachrichten.
Mit ein wenig Selbstdisziplin lässt sich ein gutes E-Mail-Management etablieren. Das Ziel? Sie haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben des Tages, weniger Stress (auch psychische Belastungen) und einen insgesamt organsierteren Arbeitsalltag.

Überforderte Mitarbeiter mit vollen Postfächern und überfluteten E-Mails
In gewisser Weise ist E-Mail sowohl ein Segen als auch ein Fluch. Der schnelle und unkomplizierte Austausch von Informationen und die Kommunikation zwischen Geschäftspartnern ist zwar perfekt etabliert, kann aber zeitaufwändig und stressig sein. Schließlich kann jeder, der sich auf ein wichtiges Projekt konzentriert, leicht von neuen Nachrichten in seinem Posteingang abgelenkt werden. Noch extremer ist es jetzt, dass nicht nur PCs und Laptops, sondern auch Handys und Smartwatches uns über neue E-Mails informieren. Darüber hinaus ist es nicht ungewöhnlich, dass eine Kommunikation, die in zwei Minuten am Telefon oder von Angesicht zu Angesicht gelöst werden konnte, in 58 langen E-Mails endet. All dies sind nur einige der Gründe, warum immer mehr Büroangestellte über „digitalen Stress“ klagen. Und es ist bekannt, wie sich Stress auf Gesundheit, Glück, Motivation und im schlimmsten Fall auf Burnout-bedingte Ausfallraten auswirkt.

E-Mail-Management ist Zeitmanagement
Das Erkennen, Lesen, Verarbeiten und Beantworten von E-Mails kann viel Zeit in Anspruch nehmen, und es ist nicht ungewöhnlich, dass Zeitdruck auftritt, da echte Aufgaben auf der Strecke bleiben. Es macht also sehr viel Sinn, persönlich über Ihr E-Mail-Management nachzudenken. Dies gilt natürlich besonders dann, wenn Sie aufgrund der schieren Anzahl täglicher Nachrichten oft feststellen, dass Ihr Stresspegel erhöht ist.

Die wichtigste Regel im Mail-Management ist, eine neue E-Mail im Posteingang ist noch lange kein Grund sofort alles stehen und liegen zu lassen und sich mit dem Inhalt der E-Mail zu beschäftigen. Wenn es wirklich sehr wichtig wäre und das Problem sich nicht aufschieben lässt, können Sie davon ausgehen, dass Ihr Kommunikationspartner zum Telefon greift oder sie persönlich in Ihrem Büro kontaktiert. Wer sich dieser Tatsache erst einmal bewusst wird und sich öfter daran erinnert, der verspürt plötzlich eine gewisse Ruhe.

6 Konkrete Tipps für ein intelligentes E-Mail-Management
Im E-Mail-Management gibt es einige Regeln und Tipps, die es wert sind, umgesetzt zu werden, damit Ihr Arbeitsalltag reibungslos abläuft. Hier kommen wir:

Planung
Planen Sie feste Slots für die aktive Bearbeitung von E-Mails ein. Beispielsweise kann es sinnvoll sein morgens zum Arbeitsbeginn das Postfach zu sichten und die weitere Bearbeitung einzuplanen. Nach der Mittagspause folgt dann ein zweiter Slot, der dritte Check ca. 60/90 Minuten vor dem geplanten Feierabend. Deaktivieren sie zusätzlich alle akustischen und/oder visuellen Benachrichtigungen über neue E-Mails auf Ihren all Ihren Endgeräten, so können Sie deutlich fokussierter arbeiten.

Die 1-Minuten-Regel
Mails, auf die Sie innerhalb von einer Minute antworten können, können Sie gleich beantworten. Dadurch wird verhindert, dass sich die „Kleinigkeiten“ ansammeln. Wichtig: Gerade am Anfang fällt es oft schwer konsequent zu bleiben. Denken Sie immer dran: Minuten sind Minuten. Alles, was länger dauert, sollte bis zum nächsten Slot warten.

Kurz und sachlich
Vergessen wir nicht, warum die E-Mail überhaupt erfunden wurde und wofür sie im Gegensatz zur persönlichen oder telefonischen Kommunikation verwendet wird. Verzichten Sie also auf Romane. Manche Themen sind für das Medium E-Mail einfach nicht geeignet. Dies gilt insbesondere für persönliche Angelegenheiten und Streitigkeiten mit Kollegen.

Newsletter
Wie viele Newsletter erhalten Sie pro Woche? Und wie viele davon lesen Sie wirklich?
deshalb gilt: Befreien Sie sich von allen Newslettern, die Sie nicht (mehr) interessieren und Ihnen Ihre kostbare Aufmerksamkeit rauben. Die Abmeldung erfolgt entweder klassisch über den entsprechenden Abmeldelink, dieser muss gesetzlich in allen Newslettern enthalten sein. Dieser Link befindet sich meist ganz unten im sogenannten Footer und wird oft in sehr kleiner Schrift dargestellt.
Wenn Sie keinen Abmeldelink haben, blockieren Sie den Absender einfach in Ihrem E-Mail-Programm über die Blacklist-Funktion.

Ablagesystem
Es gibt zwei Arten von Menschen. Leute die das Prinzip „Inbox-Zero“ verfolgen und die Leute mit einer 4-5 oder gar 6-stelliger Nachrichtenanzahl im Posteingang

Irgendwann werden Sie die gesuchte Kommunikation nicht mehr schnell finden können, selbst wenn Sie sie an diesem einen zentralen Ort gesammelt haben. Daher wird ein separates Ablagesystem empfohlen. wichtig: Überlegen Sie sich vorab, nach welchen Kriterien und Themen eine Sortierung sinnvoll ist. Nur unbearbeitete E-Mails sollten sich in Ihrem Posteingang befinden. Alles andere kann in einen oder mehrere Ordner verschonen werden.

Ein-Klick-Regel
Die Ein-Klick-Regel sieht vor, dass jede E-Mail nur einmal „angefasst“ werden darf. In der Vorschauanzeige können Sie sofort erkennen, ob sich die E-Mail in der 1-Minuten-Kategorie befindet. Bedeutung dahinter:
Konzentrieren Sie sich nur dann auf Inhalte, wenn Sie die Zeit und die Möglichkeit haben, sie zu bearbeiten. oder: Sie entscheiden sich direkt für Löschen oder Weiterleiten und das Thema ist (vorerst) erledigt.

Organisieren Sie Ihre Arbeit und verwalten Sie E-Mails ganz einfach 

Sich selbst und den persönlichen Posteingang zu organisieren, erfordert zugegebenermaßen ein wenig Disziplin, spart aber Zeit, steigert die Produktivität  sorgt für ein gutes Gefühl.

Verfallen Sie aber nicht in den blinden Löschmodus, nur um jeden Tag mit Mails fertig zu werden. Nicht wenige Nachrichten können später wieder relevant sein oder im schlimmsten Fall als Beweismittel verwendet werden. Die ordnungsgemäße Archivierung einiger E-Mails ist gesetzlich vorgeschrieben.
Gerne stehen wir Ihnen für alle Fragen und Herausforderungen rund um die rechtssichere E-Mail-Archivierung zur Verfügung. Auch für weitere Optimierungsmaßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsorganisation haben wir die passenden Tools parat, von neuester Hardware bis hin zu innovativen Kollaborationstools. Kontaktieren Sie uns einfach.